Czyli co zwrócić uwagę zakładając firmę
I. Opis inwestycji
Kluczowe dla każde prezentowanego projektu jest właściwe opisanie profilu i zakresu planowanego przedsięwzięcia. Nie ma znaczenia, czy mamy do czynienia z produktem, czy usługą, najważniejsze jest jasne i precyzyjne określenie co chcemy zrobić. Należy pamiętać, że osoba, która dokonuje wstępnej weryfikacji pomysłu nie jest specjalistą w każdej dziedzinie, lecz jest ekspertem od analizy opłacalności inwestycji. Nie ma znaczenia co składa się na ofertę, ale to jakiej grupie docelowej będziemy ją oferować. Przedstawienie elastyczności oferty, a co za tym idzie możliwość modyfikacji wielkości odbiorców może przesądzić o naszym powodzeniu. Wąska specjalizacja w zakresie oferty będzie mieć znaczenie jedynie przy dopracowanym i wstępnie zdeklarowanym rynku odbiorców.
II. Misja i cele strategiczne
Uruchamianie przedsięwzięcia nie jest działaniem na chwilę, na teraz. Przyszły przedsiębiorca musi widzieć firmę nie w perspektywie kilku miesięcy, ale kilku lat. Właściwe określenie misji firmy stwarza jej podstawę i pokazuje wyraźne założenia i motywację osoby do jej założenia. W misji musi zostać zawarty opis, dzięki któremu wskażemy dlaczego i w czym nasza oferta ułatwi funkcjonowanie naszym klientom. Przykład: prowadzenie zajęć sportowych z wykorzystaniem nowoczesnego sprzętu, co ma ułatwić efektywność treningów i szybsze osiąganie założonych przez klientów efektów. Celami strategicznymi są takie działania, które zwiększą zasięg naszej firmy. Przykład: uruchomienie w perspektywie trzech lat dwóch placówek w sąsiadujących powiatach.
III. Oferta
Bardzo precyzyjne opisanie oferty to kluczowy punkt Biznes Planu. To z niego ma wynikać co faktycznie sprzedajemy, co mieści się w cenie, którą będzie płacił klient. Z doświadczenia doradcy biznesowego wiem, że jest to najtrudniejszy moment. Bardzo trudno jest w przypadku usług o charakterze koncepcyjnym (np. projektowanie wnętrz, opracowywanie planów) określenie co składa się na cenę produktu. Tutaj mamy do dyspozycji kilka elementów do wykorzystania przy właściwym określeniu produktu:
– czas – do wyznaczenia ceny i jasnego określenia produktu możemy stosować przelicznik czas, jaki będzie konieczny do wykonania usługi typowej (przeciętnej), bez zakładania komplikacji przy wykonywaniu zadania,
Lub/i
– ilość zużytych materiałów – wg rodzajów lub wg jednostek miary
Biorąc pod uwagę te elementy możemy w miarę dokładnie opracować nasz „cennik” od strony produktów. Należy pamiętać, że na ostateczną cenę oferty wpłyną jeszcze inne czynniki, dlatego na tym etapie skupiamy się jedynie na doprecyzowaniu produktów.
Przykład:
„Projekt huśtawki ogrodowej z wykonaniem i montażem” lepiej niż „Huśtawka ogrodowa” jeśli jesteśmy pracownią stolarską, a nie sklepem. Właściwe określenie oferty ułatwi komunikację z klientem oraz pozwoli na uzasadnienie ceny.
IV. Wsparcie merytoryczne przedsięwzięcia.
Tutaj najwłaściwsze jest dokładne opisanie swoich predyspozycji do wykonywania założonych czynności. Przedsięwzięcie oparte na wiedzy i doświadczeniu właściciela firmy jest mniej narażone na ryzyko niepowodzenia, niż takie, które jest oparte na umiejętnościach podwykonawcy.
V. Rynek
Osoba oceniająca atrakcyjność pomysłu zbada przewidywaną wielkość rynku odbiorców. Im szerzej opisany tym lepiej. Zawężanie grupy docelowej zwiększa ryzyko niepowodzenia. Nie bez znaczenia pozostaje fakt, iż specjalizacja i brak konkurencji może dodatkowo wzmocnić projekt. Wskazanie elementów wyróżniających naszą firmę na obszarze działania podniesie wartość pomysłu. Znajomość upodobań potencjalnych klientów warto zbadać na podstawie przeprowadzonych ankiet, rozmów z potencjalnymi odbiorcami. Warto jeszcze przed planowanym uruchomieniem firmy zadbać o deklaracje przyszłych klientów np. poprzez listy intencyjne dotyczące zamiaru skorzystania z oferty już po założeniu firmy.
VI. Działania marketingowe.
Powinny być dostosowane do specyfiki przedsięwzięcia oraz upodobań grupy docelowej. Dokładne poznanie potencjalnych klientów pozwoli dotrzeć do tych kanałów dystrybucyjnych, które będą w ich kręgu zainteresowań. Przykład: produkt drogi nie powinien być reklamowany za pomocą zwykłych ulotek.
VII. Finanse
Ta część zadecyduje o właściwym uzasadnieniu opłacalności przedsięwzięcia.
Kluczowa jest znajomość wszystkich elementów koniecznych do uruchomienia firmy, w szczególności: lokal, sprzęt, materiał, zapasy, zdobycie koniecznych uprawnień / ukończenie szkoleń
W pierwszym etapie prezentujemy zapotrzebowanie na wszystkie elementy, które umożliwią uruchomienie firmy w stopniu minimalnym, tak by rozpocząć działalność w założonym zakresie. Ważne jest przygotowanie do uruchomienia firmy. Należy przedstawić wykonane już działania. Im większe zaangażowanie w uruchomienie firmy tym większe przekonanie o rzetelnym przygotowaniu pomysłu.
Kolejnym etapem jest przygotowanie prognozowanego uproszczonego Rachunku Zysków i Strat, który musi zawierać:
A. Przychody:
produkt 1
produkt 2
SUMA 1+2
B. Koszty:
stałe 1
zmienne 2
SUMA 1+2
C. Zysk brutto A-B
Przychody budujemy w oparciu o średnią cenę usługi / produktu mnożąc przez przewidywaną liczbę klientów. Pamiętamy o ujednoliceniu wartości wszystkie kwoty w wartościach brutto.
Koszty należy podzielić rodzajowo, określając ich charakter. I tak na przykład ZUS będzie kosztem stałym, a materiały kosztem zmiennym.
Jeśli budujemy Rachunek zysków i strat w ujęciu miesięcznym to w przypadku opłat rocznych np. ubezpieczenie lokalu podajemy wartość 1/12.
Ważne jest ujęcie wszystkich rodzajów kosztów, pamiętając o opłatach podstawowych, działaniach marketingowych, czy usługach obcych (np. księgowość). Pełne rozeznanie w kosztach działalności pozwoli na zwiększenie wiarygodności przedsięwzięcia i uniknięcia nieprzewidzianych wydatków, wpływających na rentowność przedsięwzięcia.
Nie warto budować firmy od strony finansowej tak, by prognozować zbyt duży zysk na początku działalności. Zasadą jest minimalizowanie (maksymalne urealnianie) przychodów oraz zwiększanie kosztów.
VIII. Analiza konkurencji
Analiza konkurencji powinna obejmować nie tylko najbliższe otoczenie podobnych firm, lecz wskazywać alternatywę, z jakiej mogą skorzystać klienci. Ma to znaczenie np. w przypadku form spędzania wolnego czasu. Ważne jest określenie ilu potencjalnych klientów przypada na 1 firmę konkurencyjną w badanym obszarze. Dlatego istotne jest by rynek docelowy określony został stosunkowo szeroko, tak by wskazana wielkość uprawdopodobniała szanse firmy na rozwój.
IX. Próg rentowności
Elementem, do którego zmierza analiza sytuacji budowanej firmy jest próg rentowności, czy określenie takiej wartości sprzedaży jaka pozwoli nam na pokrycie kosztów. Próg rentowności może być określany miesięcznie, kwartalnie, rocznie. To co decyduje o możliwościach firmy oraz jej wiarygodności to fakt, że próg rentowności powinien mieścić się znacznie poniżej zdolności produkcyjnych firmy.
Reasumując:
Biznes Plan jako spójny opis planowanego przedsięwzięcia powinien być logiczny i konsekwentny. Należy pamiętać, że wnioski lub założenia z części marketingowej BP powinny mieć swoje odzwierciedlenie w części finansowej. W przeciwnym wypadku nasz pomysł nie zyska akceptacji inwestora (bez znaczenia jakiego, a dotacja UE też jest tak traktowana). Brak spójności, konsekwencji i komplementarności pomiędzy poszczególnymi częściami BP to najczęstszy powód odrzucenia pomysłu.